In aceasta ultima parte a articolului vom prezenta una dintre metodele care pot fi utilizate pentru preintampinarea cresterii agingului portofoliului de articole peste limitele normale. Trebuie mentionat ca oricat ne-am dori, in cazul portofoliilor mari de articole, agingul nu poate fi eliminat in totalitate, in cel mai fericit caz el poate fi tinut sub control.
Metoda prezentata, pe langa faptul ca ajuta la optimizarea stocurilor, mai are si avantajul ca raspunde dificultatilor pe care le intampina responsabilii de stocuri care gestioneaza portofolii mari de articole. Si anume, acestia nu au timpul necesar sa analizeze permanent mii de coduri pentru a le identifica pe cele care sunt in aging sau care au tendinta de a intra in aging. Chiar si evaluarea clasica pe baza vechimii in stoc ale articolelor are limitarile ei, limitari pe care le vom detalia ceva mai incolo.
De fapt, atunci cand avem de gestionat situatii complexe si de volum mare singura metoda care da rezultate este segmentarea. O segmentare eficienta va imparti marimea analizata in 4 (in unele cazuri si mai multe) zone:
- Zona fara probleme – zona in care nu trebuie intervenit, lucrurile functioneaza in parametrii normali (de obicei se marcheaza cu culoarea verde)
- Zona care necesita analiza/evaluare – zona in care lucrurile nu sunt critice, dar daca nu se intervine, pot deveni (de obicei se marcheaza cu culoarea galbena)
- Zona cu probleme – zona in care lucrurile sunt critice si trebuie intervenit rapid (de obicei se marcheaza cu culoarea rosie)
- Zona incerta – zona in care datele nu sunt suficiente pentru putea face o predictie clara (de obicei se marcheaza cu culoarea gri)
Pentru analiza articolelor aflate in stoc unii dintre cei mai cunoscuti indicatori sunt “Zile Stationare in Stoc” (ZSS) si “Zile Necesare Lichidarii” (ZNL). “ZSS” indica vechimea medie a fiecaruia dintre articole si, bineinteles, cu cat un produs este mai vechi cu atat este mai dezavantajos pentru companie (cu exceptia cazurilor cand firma achizitioneaza cantitati mai mari din diferite motive). Celalalt indicator, “ZNL”, arata tendinta, adica in cate zile s-ar vinde articolul. Cu cat valoarea lui este mai mare, cu atat inseamna ca acel produs va sta mai mult in stoc, imobilizand inutil resursele financiare (si in acest caz pot fi situatii obiective). Analizati separat, fiecare dintre acesti indicatori ofera informatii interesante asupra produsului, dar nu si suficiente pentru a putea lua o decizie in ceea ce priveste calitatea lui din punct vedere al stocului. De exemplu, un articol are “ZSS” cu o valoare ridicata (adica sta de mult in stoc), dar daca “ZNL” este mic nu mai este cazul sa se intervina asupra lui, deoarece in perioada imediat urmatoare va ajunge la un nivel normal al stocului. Si exemplele pot continua.
Dar facand o combinatie intre cei doi indicatori rezultatul poate fi de-a dreptul spectaculos, oferind o imagine destul de clara asupra stadiului in care se afla fiecare dintre articole.
Primul pas in segmentarea portofoliului de articole cu ajutorul celor doi indicatori este impartirea fiecaruia dintre ei in 3 intervale.
Pentru “ZSS” se pot stabili urmatoarele intervale:
- Vechime mica – produsul a intrat in stoc de curand (de exemplu, este in stoc de maxim 30 zile)
- Vechime medie – produsul este in stoc de ceva timp (de exemplu, vechimea este intre 31 – 180 zile)
- Vechime mare – produsul este in stoc de mult timp (de exemplu, produsul se afla in stoc de mai mult de 180 zile)
Pentru “ZNL” se pot stabili urmatoarele intervale:
- Perspectiva imediata de vanzare – produsul se va lichida in perioada imediat urmatoare (de exemplu, in urmatoarele 30 zile)
- Perspectiva medie de vanzare – produsul se va lichida intr-o perioada de timp destul de mare (de exemplu, intre 31 – 180 zile)
- Perspective slabe de vanzare – produsul se va vinde foarte greu (de exemplu, peste 180 zile)
Nota: intervalele sunt orientative avand ca scop ilustrarea metodei, in realitate ele sunt specifice fiecarei companii in parte si de aceea stabilirea lor se face in urma unor analize aprofundate
Combinatia rezultata intre cei doi indicatori segmenteaza produsele aflate in stoc in 9 categorii distincte, cu caracteristici proprii. Fiecare categorie, functie de criticitatea in care se poate afla produsele din punct de vedere al agingului, a fost marcata cu una dintre cele patru culori descrise mai sus:
- Verde – articolele aflate in aceste cadrane nu prezinta riscul de a intra in aging
- Galben – articolele aflate in aceste cadrane trebui analizate, este posibil ca unele dintre ele sa prezinte riscul de a intra in aging
- Rosu – articolele aflate in aceste cadrane sunt deja in aging
- Gri – articolele aflate in aceste cadrane nu au inca un statut cert si pentru a trage o concluzie sunt necesare detalii suplimentare
Din matricea alaturata se poate observa ca, practic, sunt 3 cadrane marcate cu rosu si acestea trebuie sa fie prima prioritate a responsabililor de stocuri. In aceste cadrane ar fi indicat sa fie cat mai putine articole, deoarece aceste stocuri nu fac altceva decat sa imobilizeze resurse. Pe baza proiectelor desfasurate in diverse industrii putem estima ca valoarea stocurilor aflate in aceasta situatie reprezinta o pondere de 20% – 30%, desi recomandabil ar fi un maxim de 5%.
Cadranele marcate cu galben ar trebui sa fie urmatoarea prioritate pentru responsabilii de stocuri deoarece pentru aceste produse trebuie setate masuri menite sa preintampine agingul. Trebuie mentionat ca inainte de a seta masurile trebuie facute analize suplimentare, deoarece in aceste cadrane pot fi si articole care au fost aprovizionate intentionat, din diverse motive, in cantitati mai mari (obtinerea unor discounturi de volum, evitarea rupturilor de stoc, etc).
Concluzii
- Companiile care gestioneaza portofolii mari de articole trebuie sa monitorizeze permanent stocurile in vederea luarii din timp a masurilor de preintampinare si/sau de reducere a agingului. Experienta de pana acum ne-a demonstrat ca achizitorii sau responsabilii de stocuri au o apetenta scazuta in ceea ce priveste tinerea sub control a stocurilor neperformante si de aceea este recomandat ca top managementul sa se informeze periodic asupra evolutiei acestora.
- Cei doi indicatori prezentati in acest articol, “Zile Stationare Stoc” si “Zile Necesare Lichidarii” au trei avantaje certe: pot fi implementati foarte usor, ofera o imagine foarte clara asupra calitatii stocului si reduc foarte mult timpul care trebuie alocat gestionarii stocului.
- Indiferent de faptul ca o companie este mare sau mica, are dinamici mari de vanzari sau stagneaza, nu trebuie sa neglijeze gestionarea eficienta a stocului si colectarea ferma ale creditelor din piata. Fara acestea doua, compania se afla permanent intr-o situatie de risc ridicat, risc care poate pune in pericol chiar existenta ei. Cand am analizat o parte dintre companiile care au intrat in insolventa am observat ca toate prezentau urmatoarele caracterisitici: le-au crescut termenul mediu de stationare ale articolelor in stoc, au crescut foarte mult termenul mediu de incasare si au scazut substantial preturile de vanzare, din dorinta disperata de a mentine vanzarile.
Este important de stiut ca pentru problematica de mai sus exista solutii care pot da rezultate certe, dar trebuie cunoscute si aplicate corect si la timp.
