Anul 2009 a marcat, in acceptiunea analistilor, trecerea de la “piata vanzatorilor” la “piata achizitorilor”, adica puterea s-a mutat de la vanzari la achizitii. Acest fenomen s-a explicat prin faptul ca pana in 2009, cererea exceda oferta cu cca 10%, ceea facea ca actul de vanzare sa fie relativ usor, vanzatorul avand ca prioritate calitatea livrarii (adica, sa fie integrala si la timp). Acum cand ofeta depaseste cererea, si in unele industrii chiar cu multe procente, vanzatorii au cu totul alte preocupari si anume, sa salveze ce se mai poate din marja si sa incaseze banii.
Si cu toate acestea, achizitorii nu au avut in aceasta perioada o viata foarte comoda si aceasta datorita faptului ca asupra lor s-a pus o presiune constanta din partea top managementului de a obtine conditii mai bune, atat in termeni de discounturi, cat si ca termene de plata. La randul lor, furnizorii incercau sa ii determine sa vanda mai mult, sa largeasca portofoliul de articole, sa mentina aceleasi targeturi pentru bonusurile de volum (desi piata avea scaderi severe) si sa mentina termenele de plata (vanzatorii aveau la randul lor, presiuni din partea companiei lor, care aveau probleme cu cash-flow-ul).
Si multi achizitori nu au reusit sa obtina foarte mult, comparativ cu ceea ce si-au propus, atat din motive obiective, dar si ca urmare a unor erori facute datorate lipsei unor instrumente adecvate de analiza sau necunoasterea unor metodologii specifice care trebuiau utilizate in aceasta perioada.
O sa prezint mai jos trei dintre cele mai frecvente erori intalnite in cadrul proiectelor pe care le-am avut in diverse industrii.
- Lipsa focusarii pe ceea ce este cu adevarat relevant
Acest lucru se intampla in cazul companiilor cu portofoliii extinse de produse si cu multi furnizori. Daca managerii de achizitie nu isi segmenteaza corect portofoliul de articole, exista riscul ca sa isi consume resursele in zone putin profitabile. In acest caz, deosebit de utile sunt doua solutii si anume, segmentarea articolelor folosind “Metoda Rangurilor imbunatatita” si “Matricea Kraljic”. Prima metoda ajuta la impartirea articolelor in cinci Ranguri, efortul de negociere trebuind sa fie directionat catre articolele de Rang 1, 2 si 3 si aproape de loc pentru cele de Rang 5. Iar cea de a doua ajuta la identificarea produselor pentru care trebuie incheiate parteneriate sau trebuie achizitionate prin licitatii de la furnizorii agreati.
- Insuficienta pregatire a negocierilor cu furnizorii
Atunci cand se doreste sa se obtina conditii comerciale, am observat ca achizitorii nu isi fac bine temele si discutiile purtate cu furnizorii lor sunt mai mult “vocale” si se incearca folosirea argumentelor emotionale (nu mai facem fata la costuri, pierdem clienti datorita faptului ca nu avem preturi, etc). Dar asa cum “Moscova nu crede in lacrimi”, asa nu cred nici furnizorii in astfel de argumente. Pentru ca sansele sa fie reale pentru obtinerea de conditii suplimentare, trebuie pregatita o analiza extrem de bine documentata prin care sa se argumenteze motivele pentru care se cer conditii suplimentare. Un alt mod de a-i convinge pe furnizori sa ofere conditii suplimentare, este implicarea acestora in actiuni de promovare a anumitor articole care au potential si solicitat sprijinul de a oferi contributii de marketing (aici se poate folosi “Matricea Distributie Articole-Clienti”, produsele cu potential fiind printre cele din zona galbena). Folosind aceasta abordare, intr-un proiect pe care l-am desfasurat la un client, doar de la un singur furnizor au fost obtinuti 25.000 Euro ca si contributie marketing, pentru promovarea unora dintre articole.
O sursa buna de scadere a costurilor este si prin solicitarea de facilitati logisitice (alte unitati de ambalare, livrarea in sistem rampa sau ident, etc). De multe ori nu se pune accent prea mare pe aceasta oportunitate (negocierile cantonandu-se doar in zona discounturilor), dar economiile obtinute pot fi semnificative.
- Nu se face o analiza aprofundata inainte de a se introduce un articol nou
In proiectele in care facem “Diagnoza interna”, atunci cand evaluam portofoliul de articole, in foarte multe cazuri am constatat ca mai mult de 50% din articolele noi dispareau in anul urmator, iar dintre cele ramase doar 20% erau cu adevarat valoroase. Si acest lucru se intampla datorita faptului ca atunci cand se lua decizia de a se introduce un nou produs, nu erau stabilite de la inceput care erau categoriile de clienti carora se adreseaza, cati clienti sunt in aceste categorii si daca numarul lor este suficient pentru ca produsul sa aiba un rulaj multumitor. Iar dupa ce s-a luat decizia de a-l introduce in portofoliu, este obligatoriu de a se calcula GPR-ul (Gradul de Penetrare a Retelei), pentru a se vedea cati dintre clientii estimat initial au achizionat produsul.
Fiindca si 2013 se anunta un an greu, cred ca este vital ca achizitorii sa isi perfectioneze modul de abordare a furnizorilor, astfel incat sa poata sustine cat mai mult compania lor in aceste vremuri extrem de dificile. De aceea si noi in programele noastre de performare a activitatii adresate managerilor de achizitie, insistam pe insusirea instrumententelor de mai sus si a multora altele, tocmai pentru a le oferi cat mai mult sprijin in misunea dificila pe care o au.
